Dans le monde des voyagistes, la gestion des ressources est vitale. Il s'agit d'allouer intelligemment toutes les ressources disponibles pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
Ce guide explique pourquoi la gestion des ressources est un facteur décisif dans le tourisme. Si vous êtes un tour-opérateur, il est temps d'abandonner les feuilles de calcul obsolètes et d'adopter des outils efficaces.
Ce que vous allez apprendre :
- Comment la planification des ressources à l'aide de feuilles de calcul peut vous conduire à prendre des décisions plus erronées et vous empêcher de progresser.
- Pourquoi l'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources est une option viable, même pour les petits voyagistes.
- Si vous choisissez toujours d'utiliser des feuilles de calcul, sachez comment garantir l'exactitude des dossiers et une communication claire avec le personnel.
Nous avons également inclus trois modèles utiles que nous avons trouvés en ligne pour gérer les ressources et suivre les projets et les tâches. Ces modèles peuvent s'avérer utiles si vous débutez dans le secteur des voyages.
Pourquoi la gestion des ressources des voyagistes est importante
Imaginez-vous comme un pilote d'avion volant dans le ciel avec des passagers impatients. Ils ont confiance en vous pour les guider dans un voyage inoubliable. Mais voici le défi : vous avez peu de carburant, de collations et de temps !
La gestion des ressources, c'est comme piloter habilement cet avion d'aventure. Il s'agit de connaître les ressources (argent, temps et énergie) dont vous disposez à bord et de les utiliser judicieusement pour que chacun vive une expérience inoubliable.
La gestion des ressources pour les voyagistes est une question importante.
Prenons l'exemple d'une étude récente réalisée par Forrester Consulting. L'étude révèle que de nombreux travailleurs de première ligne connaissent les risques liés à l'utilisation de feuilles de calcul pour des tâches essentielles.
Mais voici le problème : malgré cette prise de conscience, près du tiers des personnes interrogées ont déclaré que leurs managers ne reconnaissaient pas ces risques. Cela signifie que les cadres supérieurs peuvent prendre des décisions sur la base de données qu'ils supposent exactes, mais les erreurs peuvent être masquées dans les feuilles de calcul.
Selon la même étude, 30 % des organisations utilisent plus de 10 000 feuilles de calcul, mais 19 % seulement prennent des mesures pour réduire les risques associés, alors que 53 % expriment des inquiétudes.
Que se passera-t-il si vous poursuivez la saisie manuelle des données et « ne prenez aucune mesure » pour la gestion des ressources ?
Si vous optez pour des feuilles de calcul, voici notre guide rapide.
Bien que certaines entreprises trouvent encore les feuilles de calcul quelque peu inefficaces, elles peuvent constituer un excellent point de départ, en particulier pour les nouvelles agences touristiques.
Ce guide vous explique comment utiliser efficacement les feuilles de calcul et vous donne des conseils essentiels pour éviter les erreurs humaines.
Nous avons également sélectionné des modèles gratuits de gestion de projet et de planification des ressources que nous avons trouvés en ligne. Nous espérons que cela permettra aux chefs de projet et aux tournées de démarrer.
Pourquoi certains choisissent-ils des feuilles de calcul ?
Les feuilles de calcul offrent un moyen simple d'organiser les données et de gérer les ressources de votre entreprise et de vos projets en matière de visites et d'activités. Ils ne sont peut-être pas aussi sophistiqués que les outils de gestion de projet dédiés, mais ils peuvent constituer une base solide, surtout si vous débutez.
Les feuilles de calcul sont faciles à comprendre et vous permettent de personnaliser votre système de gestion des ressources en fonction de vos besoins.
Nous vous proposons des modèles gratuits pour commencer :
Nous avons sélectionné des modèles gratuits disponibles en ligne pour vous aider à démarrer la gestion de vos ressources à l'aide de feuilles de calcul. Ces modèles couvrent le calendrier des projets, la répartition des tâches et le suivi des ressources.
En utilisant ces modèles préconçus, vous pouvez économiser du temps et des efforts lors de la configuration de votre système de gestion.
Cliquez sur les liens ci-dessous pour accéder à ces modèles :
- Modèle de gestion de projet - Modèles de gestion de projet Google Sheets gratuits - SmartSheet
- Feuille de calcul d'allocation des ressources - Modèle de planification des ressources Excel — Téléchargement gratuit par AnalysisTabs
- Suivi de la gestion des tâches - Modèles de gestion de tâches gratuits - Chronologie du bureau
3 meilleures pratiques en matière de feuilles de calcul pour la planification des ressources
Lorsque vous utilisez des feuilles de calcul, il est essentiel d'être conscient des erreurs humaines potentielles et de prendre des mesures pour les minimiser. Voici trois conseils essentiels pour garantir une gestion efficace des feuilles de calcul :
#1 Saisie de données cohérente
Établissez des directives claires pour la saisie des données afin de maintenir la cohérence entre les feuilles de calcul. La cohérence réduit le risque d'erreurs et facilite l'analyse des données.
#2 Sauvegarde régulière et contrôle de version
Les feuilles de calcul sont susceptibles d'être modifiées accidentellement ou de perdre des données. Effectuez des sauvegardes régulières et mettez en œuvre un contrôle de version pour suivre les modifications apportées au fil du temps.
#3 Recoupement et révision
Désignez une personne chargée de recouper les données et de revoir régulièrement les feuilles de calcul. Cela permet d'identifier et de corriger rapidement les erreurs, garantissant ainsi une gestion précise des ressources.
Qu'avons-nous appris ?
Bien que certaines entreprises puissent trouver les feuilles de calcul inefficaces, elles peuvent constituer un choix pratique pour gérer des projets et des ressources dans le cadre d'une entreprise de voyages et d'activités, en particulier pour les nouveaux arrivants.
En attendant, utilisez les modèles gratuits fournis pour démarrer rapidement et n'oubliez pas de suivre les conseils mentionnés ci-dessus pour une utilisation pratique des feuilles de calcul.
Avec une organisation appropriée et une attention aux détails, les feuilles de calcul peuvent devenir des atouts précieux dans votre boîte à outils de gestion des ressources.
Les feuilles de calcul vous freinent-elles ?
Comme vous le savez déjà, les feuilles de calcul peuvent servir efficacement à diverses fins, mais elles présentent également des limites particulières lorsqu'elles sont utilisées pour la gestion des ressources.
Prêtez attention à ces cinq domaines clés où ces limites sont évidentes :
1. Automatisation limitée
Vous arrive-t-il d'allouer manuellement des ressources, de suivre les mises à jour et de gérer les données dans des feuilles de calcul ? Combien de temps consacrez-vous à ces tâches ?
Pensez-y.
Les feuilles de calcul ne sont souvent pas automatisées, ce qui signifie que vous êtes bloqué à effectuer des tâches répétitives. L'allocation des ressources, le suivi des mises à jour et la gestion des données prennent du temps, ce qui laisse place à des erreurs humaines.
Imaginez tout ce que vous pourriez accomplir grâce à la gestion automatisée des ressources.
2. Problèmes de contrôle de version
Avez-vous déjà été frustré par des données contradictoires dans des environnements collaboratifs de feuilles de calcul ?
Plusieurs membres de l'équipe peuvent mettre à jour la même feuille de calcul simultanément, ce qui entraîne des problèmes de contrôle de version. Cela pourrait entraîner de la confusion et des difficultés à suivre les modifications avec précision.
Toutes les réservations et tous les actifs sont synchronisés avec un logiciel automatisé dans un tableau de bord centralisé. Une fois les modifications effectuées, toutes les autres personnes sont mises à jour en temps réel. En outre, vous pouvez contrôler les autorisations d'accès pour vous assurer qui doit être le seul à mettre à jour le calendrier et les données.
3. Défis liés à l'évolutivité :
Et si vos réservations augmentaient ?
Les feuilles de calcul peuvent devenir difficiles à utiliser et lentes lors de la gestion de nombreuses ressources ou d'un projet complexe. Le traitement de données importantes peut entraîner des problèmes de performances et nuire à une planification efficace des ressources.
L'utilisation de feuilles de calcul peut être efficace une fois que votre entreprise est en démarrage. Mais une fois qu'il sera évolutif, pourquoi ne pas repenser une solution plus rentable ?
4. Absence de mises à jour en temps réel :
Êtes-vous confronté au défi des informations obsolètes dans les feuilles de calcul en raison de l'absence de synchronisation en temps réel ?
Si tel est le cas, cela signifie que les modifications apportées par un membre de l'équipe peuvent ne pas être immédiatement répercutées sur l'opinion des autres. Cela peut conduire à des informations obsolètes et à des prises de décisions basées sur des données obsolètes.
Dans le pire des cas, cela peut entraîner des surréservations ou des doubles réservations. Par conséquent, l'expérience client peut en pâtir. Cela peut même vous amener à obtenir de mauvaises critiques en ligne sur Google ou sur les réseaux sociaux.
5. Risques de sécurité :
Enfin, considérez les failles de sécurité liées au partage de feuilles de calcul par e-mail ou par d'autres plateformes. Les feuilles de calcul sont sujettes à des failles de sécurité et vous souhaitez garantir la sécurité et la protection des informations de vos clients.
D'un autre côté, les solutions logicielles de gestion des ressources sont pour la plupart sécurisées par SSL. Dès le processus de réservation, vos clients sauront que toutes les données personnelles qu'ils partagent avec vous restent privées.
Un badge sécurisé par SSL apparaîtra avec le widget de réservation - une véritable révolution en matière de renforcement de la confiance des clients.
Qu'est-ce que nous apprenons ?
S'en tenir au bon vieux temps des feuilles de calcul ne vous coûtera que des dépenses inutiles liées à l'inefficacité et à un service client médiocre.
Faites-en plus grâce à une solution logicielle de gestion des ressources
Les logiciels de gestion des ressources offrent de nombreux avantages aux voyagistes. Il peut rationaliser les opérations, améliorer l'efficacité et améliorer la satisfaction globale des clients.
Dans certains cas, lorsque les entreprises locales ont intégré des systèmes de réservation en ligne à leurs sites Web, elles ont connu une augmentation remarquable de leurs revenus, certaines ayant été témoins d'une augmentation impressionnante allant jusqu'à 120 %.
Examinez ces principaux avantages en détail :
1. Informations centralisées :
Le logiciel de gestion des ressources fournit une plate-forme centralisée pour stocker et gérer tous les aspects des données essentielles d'allocation des ressources liées aux visites.
Cela inclut les informations sur les clients, les réservations, les itinéraires, la disponibilité des ressources (par exemple, les véhicules, les hébergements) et les horaires du personnel. Ainsi, une approche centralisée simplifie l'accès aux données et réduit les risques d'erreurs ou de doubles réservations.
2. Réservation et planification automatisées :
Le logiciel peut automatiser le processus de réservation, permettant aux clients de réserver des visites en ligne, ce qui réduit les tâches administratives manuelles pour les opérateurs.
Il peut également optimiser la planification des ressources, en garantissant que les ressources sont allouées efficacement, en minimisant les conflits et en maximisant l'utilisation.
3. Disponibilité en temps réel :
Grâce à un logiciel de gestion des ressources, les voyagistes peuvent vérifier instantanément la disponibilité des ressources, telles que les guides touristiques, les moyens de transport et l'hébergement.
Ces informations en temps réel permettent de répondre plus rapidement aux demandes des clients et de réduire le risque de surréservation. Cela vous permet de gagner du temps et de satisfaire vos clients grâce à un service plus efficace.
4. Meilleure utilisation des ressources :
Le logiciel de gestion des ressources analyse les données historiques et les tendances afin d'allouer les ressources de manière judicieuse.
Pour les voyagistes, cela peut les aider à prendre des décisions éclairées. Par exemple, quelles visites proposer, quand et quelles ressources mettre à disposition pour chaque visite.
Ce faisant, vous pourrez tirer le meilleur parti de vos visites en termes de marketing plus efficace et de meilleurs profits.
5. Communication efficace :
Une communication efficace est cruciale dans l'industrie du tourisme.
Les logiciels de gestion des ressources incluent souvent des outils de communication tels que l'intégration du courrier électronique, la messagerie instantanée et les notifications.
Ces fonctionnalités favorisent une communication fluide entre les voyagistes, le personnel et les clients, garantissant ainsi que tout le monde est tenu au courant.
6. Gestion des stocks :
Pour les voyagistes proposant des produits ou des équipements physiques (par exemple, du matériel de location), un logiciel de gestion des ressources peut aider à suivre les niveaux d'inventaire, à gérer les stocks et à automatiser les réapprovisionnements.
Par exemple, un tour-opérateur peut utiliser un logiciel pour suivre le nombre de kayaks dans son inventaire et en commander automatiquement d'autres lorsque la quantité tombe en dessous d'un certain seuil. Cela permet d'éviter les ruptures de stock et de garantir la disponibilité des ressources en cas de besoin.
7. Offrir une meilleure expérience client :
En automatisant divers processus et en offrant des fonctionnalités de réservation en ligne, le logiciel de gestion des ressources offre aux clients une expérience plus fluide et plus facile.
Il permet aux clients de réserver et de payer facilement des visites, d'accéder à des itinéraires détaillés et de recevoir des mises à jour en temps opportun, ce qui augmente la satisfaction des clients. Cela conduit à son tour à une plus grande fidélité et à une meilleure expérience client.
8. Analyse des données et production de rapports :
Les logiciels de gestion des ressources génèrent généralement des rapports et des analyses détaillés sur divers aspects de l'entreprise. Il peut générer des rapports sur les tendances de réservation, l'utilisation des ressources et les commentaires des clients.
Par exemple, avec un logiciel de gestion des ressources, vous pouvez voir s'il y a des périodes de pointe de l'année où l'utilisation des ressources est particulièrement faible et ajuster vos règles de réservation en conséquence.
Ces informations peuvent être inestimables pour identifier les forces, les faiblesses et les opportunités d'amélioration.
9. Intégration avec d'autres systèmes :
Les solutions logicielles de gestion des ressources peuvent s'intégrer à d'autres outils couramment utilisés par les voyagistes. Cela inclut les logiciels de comptabilité, les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et les passerelles de paiement en ligne.
Par exemple, de nombreux outils de gestion des ressources peuvent être intégrés à des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks pour transférer automatiquement les données financières et aider les voyagistes à gagner du temps et à réduire les erreurs.
Cette intégration rationalise les flux de travail et réduit la saisie manuelle des données.
10. Évolutivité et croissance :
À mesure que les tour-opérateurs développent leurs activités, les logiciels de gestion des ressources peuvent s'adapter à la croissance sans interruption opérationnelle importante.
Par exemple, un système de ce type peut rapidement prendre en charge de nouvelles destinations, de nouveaux stocks, des réservations, des tarifs, ainsi que du personnel et des utilisateurs supplémentaires. De plus, les logiciels de gestion des ressources permettent aux entreprises de rester agiles et flexibles face à l'expansion de leurs activités, ce qui en fait un outil précieux pour les voyagistes.
Les meilleurs fournisseurs de logiciels de réservation en ligne sur le marché du tourisme
Si vous souhaitez passer des feuilles de calcul à une solution logicielle, voici un tableau présentant les fournisseurs de logiciels et leurs meilleures fonctionnalités en matière de gestion des ressources.
Il existe encore beaucoup d'autres options disponibles sur le Web. Vous pouvez effectuer une recherche sur des sites d'évaluation de logiciels tels que Capterra, G2, TrustPilot, et Conseils sur les logiciels.
Quel que soit votre choix, le principe de base pour choisir le logiciel le mieux adapté à vos besoins est qu'il devrait faciliter les choses pour vous et vos invités. Bien que cela ait un coût, cela ne devrait pas être trop pour vous ou vos invités.
Voici d'autres ressources qui vous aideront à mieux comparer les options :
- Comment trouver le meilleur logiciel de réservation en ligne pour les voyagistes
- Voici comment les systèmes de réservation en ligne peuvent transformer vos opérations commerciales
En supposant que vous ayez découvert votre solution logicielle de planification et de gestion des ressources, l'étape suivante consiste à l'intégrer à votre système. Comment pouvez-vous y parvenir avec un minimum de perturbations et sans causer de détresse à votre personnel ?
Comment s'adapter rapidement à une nouvelle solution de réservation ?
L'adaptation à une nouvelle solution de réservation peut se faire facilement avec la bonne approche. D'un autre côté, cela peut également être difficile et prendre beaucoup de temps. Si la nouvelle solution n'est pas mise en œuvre correctement, elle peut entraîner des perturbations majeures pour l'entreprise et de la frustration chez les employés.
Voici quelques conseils rapides pour effectuer une transition en douceur :
1. Familiarisez-vous avec le logiciel
Prenez le temps d'explorer et de bien comprendre la nouvelle solution de réservation. Lisez le guide de l'utilisateur ou regardez les didacticiels fournis par l'éditeur du logiciel pour vous familiariser avec ses caractéristiques et fonctionnalités.
2. Commencez par un essai
Avant la mise en ligne, testez la nouvelle solution de réservation. Utilisez des exemples de données pour simuler les réservations et tester l'ensemble du processus afin d'identifier les problèmes potentiels ou les domaines à améliorer.
3. Former votre équipe
Si vous avez une équipe qui gère les réservations, assurez-vous qu'elle reçoit une formation adéquate sur l'utilisation de la nouvelle solution. Proposez des sessions de formation pratiques et encouragez-les à poser des questions ou à demander de l'aide au besoin.
4. Communiquez avec les clients
Si vos clients sont habitués à l'ancien système de réservation, informez-les des changements à venir et indiquez-leur comment utiliser le nouveau système. Assurez-vous de mettre en évidence tous les avantages supplémentaires qu'ils pourraient tirer de la nouvelle solution.
5. Déploiement progressif
Envisagez de mettre en œuvre progressivement la nouvelle solution de réservation, surtout si votre entreprise enregistre des volumes de réservations élevés. Cela peut vous aider à gérer les problèmes potentiels plus efficacement et à offrir une expérience plus fluide au personnel et aux clients.
6. Recueillez des commentaires
Soyez ouvert aux commentaires de votre personnel et de vos clients pendant et après la transition. Leurs informations peuvent vous aider à identifier les domaines à améliorer et à apporter les ajustements nécessaires pour optimiser le processus de réservation.
7. Surveillez les performances
Surveillez de près les performances de la nouvelle solution de réservation dans des situations réelles. Surveillez les taux de réservation, les commentaires des clients et les problèmes techniques pour vous assurer que tout se passe bien.
8. Offre de soutien
Offrez un soutien et une assistance continus à votre personnel et à vos clients pendant la période de transition. Une équipe d'assistance ou un service d'assistance dédié peut atténuer les frustrations et garantir une expérience positive.
9. Relever les défis de manière proactive
Attendez-vous à des difficultés au cours de la phase d'adaptation. Soyez proactif pour relever ces défis et envisagez de mettre en place un plan de secours en cas de problème majeur.
10. Célébrez le succès
Une fois la transition terminée et la nouvelle solution de réservation entièrement intégrée, portez un toast à l'adaptation réussie avec votre équipe. Remerciez-les pour leurs efforts et pour les avantages que la nouvelle solution apporte à votre entreprise.
Conclusion : qu'avons-nous appris ?
En résumé, les logiciels de gestion des ressources permettent aux voyagistes d'optimiser leurs ressources, d'améliorer leur efficacité opérationnelle et d'offrir une meilleure expérience au personnel et aux clients. Cela conduit en fin de compte à une productivité accrue, à une réduction des coûts et à une compétitivité accrue de l'industrie du tourisme.
Une gestion efficace des ressources peut être bénéfique pour les entreprises touristiques de nombreuses manières.
Il peut...
- Maximisez les profits
- Améliorez le service client
- Aidez à prendre des décisions éclairées
- Prévenir les surréservations et les conflits de backend
- Rationalisez les opérations
Et vous ? Utilisez-vous toujours des feuilles de calcul ? Cela vous freine-t-il ?
Grâce à une gestion systématique des ressources, votre entreprise de voyages et d'activités peut monter en flèche en termes d'efficacité et d'avis clients. Vous et votre équipe méritez de gagner du temps et de consacrer moins de temps aux tracas. Et surtout, vos clients ne méritent rien d'autre que votre meilleur service.
Vous aimez l'idée de disposer d'un logiciel de gestion des ressources ? Voici d'autres conseils pour vous aider choisissez le système le plus adapté pour votre organisation de voyages.
