Vous recherchez un guide complet sur la gestion d'une visite ? Ne cherchez pas plus loin ! Dans cet article, nous vous fournirons toutes les informations dont un organisateur de tournée a besoin pour faire de votre visite un succès.
Peu importe que vous organisiez une tournée de concerts ou un sauts à arrêts multiples city visit, la gestion des opérations quotidiennes peut rapidement prendre trop de temps sans une gestion efficace.
De la planification et de l'organisation à la formation des guides touristiques, en passant par le marketing et la promotion, nous allons tout couvrir ! Alors poursuivez votre lecture et préparez-vous à faire passer votre activité touristique au niveau supérieur !
Un guide pour les voyageurs
La réussite d'une tournée nécessite une gestion efficace. Votre visite doit démarrer sans accroc si vous voulez qu'elle soit un succès.
Des aspects tels que la planification, l'organisation, le marketing et la promotion de la visite, ainsi que la gestion de tout problème pouvant survenir, sont tous inclus dans les tâches d'un voyagiste.
En gérant efficacement votre entreprise de voyages, vous pouvez vous assurer que l'expérience de vos clients est agréable et que votre entreprise est rentable.
Dans cet article, nous aborderons la gestion des tournées :
- Quels sont les principes de base de la gestion des voyages d'affaires ?
- Comment un tour-manager peut-il planifier et organiser efficacement une visite ?
- Quel est le moyen le plus efficace de commercialiser et de promouvoir une tournée ?
Commence par les bases.
Quels sont les principes de base de la gestion des voyages d'affaires ?
Les visites se déroulent bien lorsqu'elles sont gérées efficacement. La gestion d'une tournée implique bien plus que simplement rassembler des personnes d'un endroit à un autre.
Les organisateurs de voyages sont responsables à la fois de l'aspect administratif, comme la réservation des hôtels et le transport, ainsi que de l'aspect opérationnel, comme le respect du calendrier de la visite.
Mais un tour-manager doit également être une personne sociable, capable de gérer à la fois les guides touristiques et toute personne travaillant pour votre agence de voyages. Après tout, c'est le travail du directeur de la tournée de s'assurer que tout le monde passe un bon moment.
Voici les domaines de gestion que chaque directeur de tournée et tous les professionnels du tourisme doivent connaître :
Resources management
Pour offrir une expérience client vraiment exceptionnelle, vous devez vous assurer que votre visits and activities Ne vous faites pas surbooker afin de proposer une expérience client fantastique.
Une visite bondée peut vous donner l'impression de participer à un appel à bétail, mais vous ne voulez pas que vos invités ressentent cela !
Que pouvez-vous faire pour éviter la surréservation ?
Utilisez un système de réservation en ligne des voyagistes with the resource management functionality. De cette façon, vous pouvez limiter vos déplacements aux ressources disponibles si une ou plusieurs de vos visites ou activités dépendent des mêmes ressources, comme des vélos, des guides ou des bateaux. Vous pouvez également bloquer une ressource pour une maintenance de routine pendant quelques jours.
L'absence de surréservation signifie des clients satisfaits... et c'est une bonne chose pour les activités de votre agence de voyages !
Distribution channel management
Un outil de gestion des canaux peut simplifier votre gestion si vous utilisez des agences de voyages et des places de marché en ligne, comme Viator et Expedia.
Grâce aux outils de gestion des canaux, vous pouvez connecter tous vos canaux de réservation à un système central, ce qui facilite la mise à jour de vos annonces, de votre disponibilité et de vos prix.
Non seulement cela vous fera gagner du temps, mais vous éviterez également les doubles réservations et les surréservations. De plus, vous pouvez vous assurer que vos clients disposent des informations les plus récentes grâce à des mises à jour en temps réel.
Gestion des guides touristiques et du personnel
En tant que tour-opérateur, vous avez de nombreuses responsabilités au quotidien. La description du poste peut être longue, ce qui implique de jongler avec les opérations quotidiennes, d'aider les clients, d'embaucher des guides locaux et de les gérer. Vos guides touristiques sont l'une des ressources les plus utiles dont vous disposez. Vous pouvez reconnaître un bon guide touristique à la qualité de son service.
À mesure que votre entreprise se développe, vous aurez besoin de plus de personnel ou de guides touristiques pour gérer la croissance. Plus de personnel signifie plus d'intégration et tourism guide training.
Mais ne vous contentez pas de copier vos opérations et processus de gestion actuels.
Envisage plutôt de simplifier et de rationaliser tes systèmes.
Entendez de passer à un système de réservation qui donne à vos guides une idée approximative afin de clarifier les détails des voyages à venir. Ainsi, les guides touristiques sauront toujours combien de clients ils peuvent s'attendre, le groupe d'âge à héberger et les exigences particulières dont ils doivent être conscients.
Comment planifier et organiser une visite ?
Tout, de la gestion de votre calendrier au suivi des réservations, en passant par la mise en relation avec les clients, la facturation et les paiements, nécessite une gestion.
Que pouvez-vous faire pour vous assurer de bien faire les choses ?
Pour commencer, sachez quels sont les besoins de chaque domaine de l'administration.
Reservations Management
Le processus de réservation de vos visites et activités est-il efficace ? Vous risquez de perdre des réservations potentielles si vous utilisez un formulaire de contact ou une adresse e-mail pour les demandes de réservation.
Entendez plutôt d'utiliser un système de réservation en ligne.
Vous avez besoin d'aide pour gérer les remboursements et les annulations ? : 5 conseils pour gérer la politique d'annulation des visites en 2022
Les systèmes de réservation permettent aux clients de consulter facilement les heures et les dates disponibles, de choisir celle qui correspond à leurs besoins et d'effectuer une réservation immédiatement. Vous pouvez automatiser des tâches clés telles que l'envoi d'e-mails de confirmation et de rappels, afin de vous concentrer sur la fourniture d'une expérience exceptionnelle.
Nous disposons d'une fonction de lien magique pour aider les opérateurs d'activités à gérer les modifications des réservations des clients. Les clients peuvent gérer leurs réservations, modifier les dates ou les convertir en bons d'achat.
En savoir plus sur le lien magique ici.
Réception et gestion des paiements
En matière de paiements, vous souhaitez offrir à vos clients autant d'options que possible. C'est pourquoi vous avez besoin d'une passerelle de paiement pour vos réservations en ligne sur votre site Web, telle que Stripe, SumUp, Adyen et PayPal, afin de pouvoir accepter les paiements en ligne.
Mais tu ne veux pas t'arrêter là.
Vous souhaitez également une solution de point de vente pour votre entreprise, afin de pouvoir également accepter les paiements en personne.
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Grâce à une passerelle de paiement et à une solution de point de vente, vous serez en mesure de prélever des acomptes et des dépôts, afin de vous assurer que votre entreprise fonctionne toujours bien. Et le plus intéressant, c'est que vos clients auront plus d'options de paiement, ce qui est pratique pour eux.
Calendar management
Il est facile de surbooker ou de faire des erreurs lorsque vous suivez et gérez votre calendrier manuellement. De plus, il se peut que vous n'utilisiez pas votre capacité parce que vous craignez de surréserver des guides ou des ressources.
Les systèmes de réservation d'inventaire en direct garantissent que vos réservations sont mises à jour sur tous les canaux.
Vous pouvez également synchroniser votre calendrier Google. Cela vous permet de voir facilement les prochaines visits and activities et eviter la surréservation. De plus, c'est un élément clé pour maximiser la capacité de votre entreprise.
Rester en contact avec les clients
Les notifications avant et après le voyage constituent un excellent moyen de rationaliser votre activité et d'améliorer la satisfaction de vos clients.
Vos clients recevront des rappels par e-mail et par SMS pour leur apporter tout ce dont ils ont besoin pour vivre une expérience de visite inoubliable. De plus, vous pouvez les informer de tout changement concernant un prochain voyage.
En leur envoyant un e-mail après le voyage, les clients peuvent également fournir plus de commentaires sur leur récente visite. Grâce à ce système, vous pouvez économiser du temps et de l'argent tout en offrant une meilleure expérience à vos clients.
Quel est le prix d'une visite ?
Les plans d'affaires des voyagistes dépendent fortement de la tarification. Choisissez le bon prix pour votre visite influencera le ton de l'ensemble de votre entreprise et vous aidera à vous démarquer de vos concurrents.
Lorsque vous planifiez une structure tarifaire pour les visites, tenez compte de votre marché cible et des types de visites proposées par votre entreprise.
Lorsque vous fixez le prix de votre visite, posez-vous les questions suivantes :
- Comment les concurrents ciblent-ils leurs tournées ?
- L'organisation d'une visite peut être coûteuse, alors comment trouver un équilibre entre les intérêts des clients et les coûts ?
Vous pouvez fixer le prix de votre voyage d'affaires en utilisant deux stratégies principales : augmenter le prix et le baisser. Comme toute stratégie, elle comporte des avantages et des inconvénients.
Marquage
La stratégie la plus courante pour les agences de voyages consiste à majorer leurs prix. En fixant vos prix à la hausse, vous pouvez générer des bénéfices plus importants.
L'un des inconvénients de cette stratégie est qu'elle peut parfois rendre difficile l'attraction des clients car les prix de vos visites sont hors du marché.
Marquage
Au lieu d'augmenter vos prix, vous les abaisserez pour générer un moindre profit en les abaissant.
Vous pouvez utiliser cette stratégie si vous essayez d'attirer une large clientèle, car des prix plus bas sont généralement plus intéressants.
L'inconvénient est que vous ne ferez pas autant de bénéfices par visite.
Quelle est la meilleure façon de commercialiser et de promouvoir une tournée ?
Le marketing et la promotion d'une tournée peuvent être une tâche délicate. Avec un peu de créativité et d'efforts, cela peut être un excellent moyen de stimuler les ventes. Le moyen le plus efficace de promouvoir une visite est de combiner des méthodes traditionnelles et des médias numériques.
Atteindre le public local grâce au marketing traditionnel
Les techniques de marketing traditionnelles, telles que les dépliants et les brochures, peuvent être efficaces pour atteindre le public local. L'affichage de supports marketing dans des zones très fréquentées, telles que les aéroports ou les hôtels, est un moyen rentable d'atteindre des clients potentiels.
attirer des clients internationaux grâce au marketing numérique
Le marketing numérique est également essentiel pour toucher un public plus large, y compris des invités internationaux. L'utilisation de plateformes de réseaux sociaux, telles que Facebook, Instagram et Twitter, est un excellent moyen de promouvoir une visite.
« 83 % des adultes américains souhaitent réserver leurs voyages en ligne »- Plus de 60 statistiques de réservation de voyages en ligne (2022) par StratosJets
Les avis sur les tournées comptent
De plus, tirer parti des avis clients est un excellent moyen de générer du marketing de bouche-à-oreille. Après chaque belle visite, assurez-vous de demander aux clients de laisser des commentaires sur votre propre site Web ou sur sites de commentaires sur les voyages, tels que TripAdvisor, TrustPilot, ou Avis sur Google.
Commencez à réfléchir en déterminant quelle plateforme les gens préfèrent. Lorsque vous demandez des avis, ajoutez une petite touche personnelle. Cela vous mènera loin à long terme. Les voyagistes populaires peuvent prouver cette méthode de marketing éprouvée. Vous recevrez plus de réservations avec plus de commentaires positifs.
En utilisant une combinaison de techniques de marketing traditionnelles et numériques, vous pouvez promouvoir efficacement votre visite et attirer plus de clients. Passez du temps à suivre la croissance de votre stratégie marketing, puis modifiez-la si nécessaire.
Commencez à vous lancer dans le growth hacking numérique grâce à notre guide gratuit : SEO pour les voyagistes : 4 tactiques pour générer plus de prospects
Utilisez le bon système de réservation en ligne pour vos visites
En fin de compte, tout dépend de l'efficacité avec laquelle vous gérez vos visites et vos activités.
La clé ?
Optez pour la bonne solution de réservation en ligne !
Un système de réservation efficace rationalisera toutes vos tâches administratives et améliorera la communication régulière entre vous et vos clients et avec votre équipe. Il vous aide également à planifier et à organiser vos visites de manière plus efficace.
Que vous seriez un grand excursion en croisière ou plus petites visites, les organisateurs de voyages de toutes tailles et les professionnels du tourisme de l'industrie du tourisme ont tous besoin de bons outils pour optimiser la gestion du temps.
Un système de réservation en ligne vaut vraiment la peine d'être envisagé si vous souhaitez améliorer la gestion des visites.
