Suchen Sie eine vollständige Anleitung zur Verwaltung einer Tour? Suchen Sie nicht weiter! In diesem Artikel stellen wir Ihnen alle Informationen zur Verfügung, die ein Reiseleiter wissen muss, um Ihre Tour zum Erfolg zu führen.
Es spielt keine Rolle, ob Sie eine Konzerttournee oder eine Hop-on-Hop-Off Stadtrundfahrt, ohne effizientes Management kann die Erledigung des Tagesgeschäfts schnell zu viel Zeit in Anspruch nehmen.
Von der Planung und Organisation über die Schulung von Reiseleitern bis hin zu Marketing und Werbung decken wir alles ab! Lesen Sie also weiter und machen Sie sich bereit, Ihr Reisegeschäft auf die nächste Stufe zu heben!
Ein Leitfaden für Reiseveranstalter
Die Durchführung einer erfolgreichen Tour erfordert ein effektives Management. Ihre Tour muss reibungslos beginnen, wenn Sie möchten, dass sie erfolgreich ist.
Aspekte wie Planung, Organisation, Marketing und Werbung der Tour sowie die Behandlung eventuell auftretender Probleme gehören zu den Aufgaben eines Reiseveranstalters.
Indem Sie Ihr Reiseveranstalter effektiv verwalten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden ein angenehmes Erlebnis haben und dass Ihr Unternehmen rentabel ist.
In diesem Beitrag werden wir das Tourmanagement behandeln:
- Was sind die Grundlagen Ihrer Unternehmensführung?
- Wie kann ein Tourmanager eine Tour effektiv planen und organisieren?
- Was ist der effektivste Weg, eine Tour zu vermarkten und zu bewerben?
Fangen wir mit den Grundlagen an.
Was sind die Grundlagen Ihrer Unternehmensführung?
Touren laufen reibungslos, wenn sie effizient verwaltet werden. Die Verwaltung einer Tour beinhaltet viel mehr als nur Menschen von einem Ort zum anderen zu treiben.
Die Reisemanager sind sowohl für die administrative Seite, wie die Buchung von Hotels und Transport, als auch für die betriebliche Seite, wie die Einhaltung des Zeitplans, verantwortlich.
Ein Reiseleiter muss aber auch ein Mensch sein, der in der Lage ist, sowohl Reiseleiter als auch alle, die für Ihr Reiseunternehmen arbeiten, zu verwalten. Schließlich ist es die Aufgabe des Reisemanagers, dafür zu sorgen, dass alle eine tolle Zeit haben.
Hier sind die Managementbereiche, die jeder Tourmanager und alle Reiseprofis kennen müssen:
Verwaltung der Ressourcen
Um ein wirklich herausragendes Kundenerlebnis zu erzielen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Touren und Aktivitäten Lassen Sie sich nicht überbuchen, damit Sie Ihren Gästen ein fantastisches Erlebnis bieten können.
Eine vollgepackte Tour kann Ihnen das Gefühl geben, Teil eines Viehrufs zu sein, und Sie möchten nicht, dass sich Ihre Gäste so fühlen!
Was können Sie tun, um Überbuchungen zu verhindern?
Benutze ein Online-Buchungssystem für Reiseveranstalter mit Ressourcenmanager-Funktionalität. Auf diese Weise können Sie Ihre Reisen auf verfügbare Ressourcen beschränken, wenn eine oder mehrere Ihrer Touren oder Aktivitäten auf dieselben Ressourcen angewiesen sind — wie Fahrräder, Guides oder Boote. Du kannst eine Ressource auch für routinemäßige Wartungsarbeiten für ein paar Tage sperren.
Keine Überbuchung bedeutet zufriedene Kunden... und das ist gut für Ihr Reiseunternehmen!
Verwaltung der Vertriebskanäle
Ein Channel-Management-Tool kann Ihre Verwaltung vereinfachen, wenn Sie Online-Reisebüros und Marktplätze wie Viator und Expedia nutzen.
Mithilfe von Channel-Management-Tools können Sie alle Ihre Buchungskanäle mit einem zentralen System verbinden, sodass Sie Ihre Angebote, Verfügbarkeit und Preise ganz einfach aktualisieren können.
Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch Doppelbuchungen und Überbuchungen. Außerdem können Sie mit Echtzeit-Updates sicherstellen, dass Ihre Kunden die aktuellsten Informationen erhalten.
Verwaltung von Reiseleitern und Mitarbeitern
Als Reiseveranstalter haben Sie jeden Tag eine Vielzahl von Aufgaben. Die Stellenbeschreibung kann lang sein. Dazu gehört es, den täglichen Betrieb unter einen Hut zu bringen, Gästen zu helfen, lokale Reiseleiter einzustellen und sie zu verwalten. Ihre Reiseleiter sind eine der hilfreichsten Ressourcen, die Sie haben werden. Sie können einen guten Reiseleiter an der Qualität seines Service erkennen.
Wenn Ihr Unternehmen wächst, benötigen Sie mehr Mitarbeiter oder Reiseleiter, um das Wachstum zu bewältigen. Mehr Mitarbeiter bedeuten mehr Onboarding und Ausbildung zum Reiseleiter.
Kopieren Sie jedoch nicht einfach Ihre aktuellen Betriebs- und Verwaltungsprozesse.
Erwägen Sie stattdessen, Ihre Systeme zu vereinfachen und zu rationalisieren.
Erwägen Sie, auf ein Buchungssystem umzusteigen, das Ihren Reiseleitern eine ungefähre Vorstellung davon gibt, wie sie Details zu bevorstehenden Reisen klären können. Auf diese Weise wissen die Reiseleiter immer, wie viele Gäste zu erwarten sind, welche Altersgruppe sie aufnehmen müssen und auf welche besonderen Anforderungen sie achten müssen.
Wie plane und organisiere ich eine Tour?
Von der Verwaltung deines Kalenders über die Nachverfolgung von Buchungen bis hin zur Kontaktaufnahme mit Gästen bis hin zu Rechnungsstellung und Zahlungen muss alles verwaltet werden.
Was können Sie tun, um sicherzustellen, dass Sie es richtig machen?
Informieren Sie sich zunächst darüber, was jeder Verwaltungsbereich benötigt.
Verwaltung von Buchungen
Ist Ihr Touren- und Aktivitätenbuchungsprozess effizient? Sie könnten potenzielle Buchungen verlieren, wenn Sie ein Kontaktformular oder eine E-Mail-Adresse für Buchungsanfragen verwenden.
Erwägen Sie stattdessen, ein Online-Buchungssystem zu verwenden.
Benötigen Sie Hilfe bei der Verwaltung von Rückerstattungen und Stornierungen? : 5 Tipps zur Verwaltung der Stornierungsbedingungen für Reisen im Jahr 2022
Buchungssysteme machen es Kunden leicht, verfügbare Zeiten und Daten zu sehen, das für sie passende auszuwählen und sofort eine Buchung vorzunehmen. Du kannst wichtige Aufgaben wie das Versenden von Bestätigungs-E-Mails und Erinnerungen automatisieren, sodass du dich darauf konzentrieren kannst, ein großartiges Erlebnis zu bieten.
Wir haben eine magische Link-Funktion, mit der Veranstalter von Aktivitäten mit Buchungsänderungen für Gäste umgehen können. Gäste können ihre Buchungen verwalten, Reisedaten ändern oder sie in Gutscheine umwandeln.
Erfahre mehr über die magischer Link hier.
Empfangen und Verwalten von Zahlungen
Wenn es um Zahlungen geht, möchten Sie Ihren Kunden so viele Optionen wie möglich bieten. Aus diesem Grund benötigen Sie für Ihre Online-Buchungen auf Ihrer Website ein Zahlungsgateway wie Stripe, SumUp, Adyen und PayPal, damit Sie Online-Zahlungen akzeptieren können.
Aber du willst nicht damit aufhören.
Sie möchten auch eine Point-of-Sale-Lösung für Ihr Unternehmen, damit Sie Zahlungen auch persönlich entgegennehmen können.
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Mit einem Zahlungsgateway und einer Point-of-Sale-Lösung können Sie Zahlungen und Einzahlungen vornehmen, sodass Sie sicherstellen können, dass Ihr Geschäft immer reibungslos läuft. Und das Coole daran ist, dass Ihre Kunden Folgendes haben werden mehr Zahlungsmöglichkeiten, was für sie Bequemlichkeit bedeutet.
Verwaltung des Kalenders
Es ist leicht, zu überbuchen oder Fehler zu machen, wenn Sie den Überblick behalten und Ihren Kalender manuell verwalten. Außerdem nutzen Sie Ihre Kapazität möglicherweise nicht aus, weil Sie Bedenken haben, Anleitungen oder Ressourcen zu überbuchen.
Live-Inventarbuchungssysteme stellen sicher, dass Ihre Buchungen auf allen Kanälen aktualisiert werden.
Zusätzlich können Sie Ihren Google-Kalender synchronisieren. Auf diese Weise können Sie ganz einfach sehen, was ansteht Touren und Aktivitäten und Überbuchung vermeiden. Darüber hinaus ist es ein wichtiger Bestandteil zur Maximierung Ihrer Geschäftskapazität.
Mit Kunden in Kontakt bleiben
Benachrichtigungen vor und nach der Reise sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihr Geschäft zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Ihre Kunden werden per E-Mail und SMS daran erinnert, alles mitzubringen, was sie für ein rundum gelungenes Tourerlebnis benötigen. Darüber hinaus können Sie sie über alle Änderungen an einer bevorstehenden Reise informieren.
Indem Sie ihnen nach der Reise eine E-Mail senden, können die Gäste auch mehr Feedback zu ihrer letzten Tour geben. Mit diesem System können Sie Zeit und Geld sparen und gleichzeitig Ihren Kunden ein besseres Erlebnis bieten.
Wie berechnet man den Preis einer Tour?
Die Geschäftspläne der Reiseveranstalter hängen stark von der Preisgestaltung ab. Die Wahl des richtigen Preises für Ihre Tour wird den Ton Ihres gesamten Unternehmens beeinflussen und Ihnen helfen, sich von Ihren Mitbewerbern abzuheben.
Berücksichtigen Sie bei der Planung einer Gebührenstruktur für Touren Ihren Zielmarkt und die Arten von Touren, die Ihr Unternehmen anbieten wird.
Berücksichtigen Sie bei der Preisgestaltung Ihrer Tour diese Fragen:
- Wie richten Wettbewerber ihre Touren aus?
- Die Organisation einer Tour kann teuer sein. Wie können Sie also das Kundeninteresse mit den Kosten in Einklang bringen?
Sie können die Preise für Ihr Reiseveranstalter anhand von zwei Hauptstrategien festlegen: den Preis erhöhen und senken. Wie bei jeder Strategie gibt es Vor- und Nachteile.
Markierung
Die gängigste Strategie für Reiseveranstalter besteht darin, ihre Preise zu erhöhen. Indem Sie Ihre Preise erhöhen, können Sie einen größeren Gewinn erzielen.
Ein Nachteil dieser Strategie ist, dass es manchmal schwierig sein kann, Kunden zu gewinnen, da sie Ihre Touren vom Markt verdrängt.
Abzeichnen
Anstatt Ihre Preise zu erhöhen, senken Sie sie, um einen geringeren Gewinn zu erzielen, indem Sie sie herabsetzen.
Sie können diese Strategie verwenden, wenn Sie versuchen, einen großen Kundenstamm anzuziehen, da niedrigere Preise in der Regel attraktiver sind.
Der Nachteil ist, dass Sie pro Tour nicht so viel Gewinn erzielen werden.
Was ist der beste Weg, um eine Tour zu vermarkten und zu bewerben?
Die Vermarktung und Bewerbung einer Tour kann eine knifflige Aufgabe sein. Mit einem Schuss Kreativität und Mühe kann dies eine großartige Möglichkeit sein Umsatz steigern. Die effektivste Art, eine Tour zu vermarkten, ist eine Kombination aus traditionellen Methoden und digitalen Medien.
Lokales Publikum mit traditionellem Marketing erreichen
Traditionelle Marketingtechniken wie Flyer und Broschüren können effektiv sein, um ein lokales Publikum zu erreichen. Die Präsentation von Marketingmaterial in stark frequentierten Bereichen wie Flughäfen oder Hotels ist eine kostengünstige Möglichkeit, potenzielle Kunden zu erreichen.
Mit digitalem Marketing internationale Gäste anziehen
Digitales Marketing ist auch wichtig, um ein breiteres Publikum, einschließlich internationaler Gäste, zu erreichen. Die Nutzung von Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram und Twitter ist eine großartige Möglichkeit, für eine Tour zu werben.
„83% der Erwachsenen in den USA möchten ihre Reisen online buchen“- Über 60 Online-Reisebuchungsstatistiken (2022) von StratosJets
Tour-Bewertungen sind wichtig
Darüber hinaus ist die Nutzung von Kundenrezensionen eine hervorragende Möglichkeit, Mundpropaganda zu generieren. Bitten Sie die Gäste nach jeder großartigen Tour unbedingt, Bewertungen auf Ihrer eigenen Website oder auf beliebten Websites zu hinterlassen Websites für Reiseberichte, wie TripAdvisor, TrustPilot, oder Google Bewertungen.
Fangen Sie an, nachzudenken, indem Sie herausfinden, welche Plattform die Leute bevorzugen. Wenn Sie nach Bewertungen fragen, fügen Sie eine persönliche Note hinzu. Es wird dich auf lange Sicht weit bringen. Bekannte Reiseveranstalter können diese erprobte Marketingmethode nachweisen. Sie erhalten mehr Buchungen mit mehr positiven Bewertungen.
Durch die Verwendung einer Kombination aus traditionellen und digitalen Marketingtechniken können Sie Ihre Tour effektiv bewerben und mehr Gäste anziehen. Verbringen Sie Zeit damit, das Wachstum Ihrer Marketingstrategie im Auge zu behalten, und passen Sie sie dann bei Bedarf an.
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Verwenden Sie das richtige Online-Buchungssystem für Ihre Touren
Letztlich kommt es darauf an, wie effektiv Sie Ihre Touren und Aktivitäten verwalten.
Der Schlüssel?
Wählen Sie die richtige Online-Buchungslösung!
Ein effektives Buchungssystem optimiert all Ihre administrativen Aufgaben und verbessert die regelmäßige Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Gästen sowie mit Ihrem Team. Es hilft dir auch, deine Touren effizienter zu planen und zu organisieren.
Ob du einen Grand betreibst Kreuzfahrt-Tour oder kleinere Touren, Reisemanager aller Größen und Reiseprofis in der Tourismusbranche benötigen alle die richtigen Tools, um das Zeitmanagement zu maximieren.
Ein Online-Buchungssystem ist auf jeden Fall eine Überlegung wert, wenn Sie das Reisemanagement verbessern möchten.
